Ideario Blog

Por: María Alejandra
Ilustraciones: Susana Velasco

Crecí rodeada de emprendimientos. Mi máma y Kike, su esposo, empezaron su oficina en el estudio de nuestro apartamento cuando decidieron renunciar y crear una inmobiliaria. Mi papá dejó su trabajo hace más de 20 años en la Empresa de Energía de Bogotá para asociarse a un nuevo proyecto de software. Hoy, 25 años después yo tengo mi propia marca, un blog con cinco mujeres increíbles y muchas ideas para crear mi propia empresa. Para celebrar el día internacional de las pequeñas y medianas empresas quisimos publicar este post para resolver algunas dudas y animarlas a crear algo. Esto va para largo entonces mejor empecemos.

¿CÓMO EMPEZAR?

Antes que nada quiero aclararles que no todas tenemos que ser emprendedoras. Muchas encuentran su felicidad en un trabajo estable y tener esa posición está tan bien como la de las que queremos tener empresa propia. Emprender es emocionarse con la idea de crear algo nuevo, más allá de los miedos y las inseguridades. Estos pueden superarse teniendo un plan de trabajo que les ayude a organizar sus ideas y hacerlas realidad. Pueden hacer una lista con los siguientes puntos para empezar a darle forma a su nueva independencia:

• Lluvia de ideas: Este es el proceso creativo que usamos en Ideario cada vez que queremos publicar cosas nuevas en el blog. Todas las ideas, por más ilógicas que parezcan, son importantes y deben escribirlas. Después deben filtrar las mejores y pulirlas, así se van acercando al producto o servicio que quieren ofrecer.
• Investigar: Una vez hayan definido el producto o servicio tienen que hacerse preguntas como: ¿Cuál es el proceso de producción? ¿Qué implementos necesito? ¿Se puede producir en Colombia? ¿Cuál es el perfil de mis clientes? ¿Cómo voy a distribuir mi producto? ¿Cuál es el alcance de mi servicio? ¿Cómo voy a ofrecerlo?
• Buscar aliados e información técnica: Es importante que sepan la cadena de producción/desarrollo de lo que van a ofrecer. Sus clientes siempre van a preferir al proveedor que tenga más conocimiento técnico y pueda explicar todo al detalle. Llénense de conocimiento para que puedan hablar con propiedad de su negocio.
• Sacrificio y trabajo duro: Yo considero que el trabajo es algo tan sagrado como la salud. No trabajar envejece rapidísimo a las personas; cuando el cerebro deja de tener obstáculos por superar, no se ejercita y empieza a deteriorarse. También tienen que aprovechar esta edad en la que el cuerpo responde a cualquier exigencia. Además, al no tener tantas responsabilidades pueden invertir su tiempo libre en su negocio. Trabajen duro pero nunca dejen a un lado su felicidad y tranquilidad, en unos años verán los resultados.

DEFINIR EL EMPRENDIMIENTO

Cuando ya tengan definido el producto o servicio, profundicen y definan al detalle cada aspecto de su emprendimiento.

• Investiguen el mercado: ¿Cuál es su competencia?, ¿qué las hace diferentes?, ¿qué espera el cliente de ustedes?, ¿cuáles son las necesidades del cliente?. Pueden empezar haciendo una encuesta en internet y enviarla a quien se ajuste al perfil del cliente.
• Sean conscientes del impacto social y ambiental que van a generar: Tenerlo en cuenta desde el principio las ayudará a tomar mejores decisiones. Por ejemplo, ustedes quieren crear una marca de cosméticos responsable con el medio ambiente; entonces la decisión más lógica es evitar ingredientes que estén acabando con el planeta, como el aceite de palma, y escoger empaques que sean reutilizables. Tengan objetivos más allá de solo generar ingresos, tengan un mensaje solidario, apoyen alguna causa, busquen que su producto mejore la vida de alguien y dejen el planeta mejor de lo que lo encontraron.
• Apoyen la producción local: Tiene un menor impacto ambiental, mejora la economía local y reduce gastos de distribución.
• Amplíen su lista de contactos: Una buena idea siempre tendrá detrás una larga lista de inversionistas o colaboradores que quieran participar en el proyecto. Las buenas ideas de los demás nunca sobran.
• Dejen las puertas abiertas, preséntense a todas las oportunidades que tengan y vayan a cuánto evento o reunión las inviten. Cuando uno empieza lo que más necesita son contactos. Tal vez X cliente no se ajuste a lo que buscan pero ese cliente puede recomendarlas con alguien más si dejaron una buena impresión. Exíjanse mucho con sus primeros clientes, son ellos quienes van a ayudarlas a mejorar y a expandirse.
• Contraten a los profesionales indicados para tener los mejores resultados posibles. Necesitan un diseñador que traduzca sus ideas a un logo y a una identidad de marca que pueda hablar por sí sola. Necesitan un contador que las asesore en temas tributarios y les lleve la contabilidad a la perfección. En el camino se enfrentarán a nuevos retos y lo importante es que los superen con ayuda de los expertos capacitados.

Una cosa es el papel y otra es la vida real. Cuando su negocio entre en funcionamiento tendrán que replantearse varios de los puntos anteriores para adaptarse a lo que el mercado busca en el momento. Sean flexibles.

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No todos los emprendimientos necesitan la misma inversión. Muchos empiezan con solo ganas (como Ideario) pero otros necesitan un capital para poder arrancar (como mi marca de pines). En cualquiera de los dos casos busquen a su amigo economista o administrador para que les ayude a armar un presupuesto. Si no conocen a nadie utilicen las herramientas que tienen a su alcance; por ejemplo, Excel es mi mejor amigo. En un mismo archivo tengo todo lo que he invertido en el año, cuáles han sido mis gastos y cuánto he generado en ganancias. También hago seguimiento de mis clientes y de las cuentas pendientes. La clave en cuestión de plata es ser muy organizado y dejar todo por escrito.

• ¿Qué valores tener en cuenta a la hora de vender? Tengan en cuenta el costo de diseño, producción, distribución, salarios (si tienen empleados), impuestos (más abajo encuentran información). Destinen un porcentaje para imprevistos y definan el porcentaje de utilidad para que su negocio sea rentable.
• ¿Qué valores tener en cuenta a la hora de cotizar como freelance? Definan el precio de su hora de trabajo para que lo usen como base de sus cotizaciones, así si calculan que para hacer X trabajo se demoran 20 horas, multiplican 20 por el precio por hora y ahí tienen el valor a cobrar. En el precio de la hora tengan en cuenta su utilidad, el pago obligatorio de prestaciones (salud y pensión), los servicios públicos que van a consumir y los gastos de transporte y alimentación que van a tener. Adicionalmente sumen la retención que el cliente les va a practicar a cada cuenta de cobro que presenten. La idea es que lo que reciban cubra todos sus gastos, les deje ganancias pero también es importante que sean una opción viable para sus clientes. Con tiempo y práctica van a aprender a conocer sus clientes y hasta dónde pueden llegar económicamente.
• Dejen muy claro y por escrito el alcance del proyecto, los servicios que va a incluir, las condiciones y fechas aproximadas de entrega. Si su cliente les pide algo que no estaba dentro de la cotización, cóbrenle esos servicios extra, no sean bobas que su trabajo y tiempo son oro.
• Los proveedores a veces pueden ser una pesadilla porque quedan mal en tiempo o la calidad no es buena. Coticen con varios proveedores, pidan muestras del trabajo y hagan una lista de pros y contras antes de elegir.

REDES SOCIALES

Internet es la mejor herramienta de esta época, nos hace la vida más fácil y tenemos el mundo entero a nuestro alcance. Las redes sociales son una excelente forma de dar a conocer su trabajo. Instagram, Facebook, Behance, Pinterest y LinkedIn son plataformas que deben aprovechar al máximo para hacer contactos, inspirarse y conectarse con sus clientes. Les voy a explicar Instagram y Facebook, las redes principales de Ideario.

• Instagram para empresas: La diferencia con una cuenta personal es que les permite ver estadísticas de sus publicaciones y seguidores. Les muestra qué publicaciones tuvieron mejores resultados y qué días y horas son los mejores para subir contenido. También es bueno que la gente identifique su cuenta como empresa, así saben que ustedes están ofreciendo algo. Pueden incluir horarios de atención, dirección, correo e incluso un número de contacto. Para entenderla mejor les recomiendo que revisen este guía. La única desventaja que le veo a Instagram es su algoritmo pero deben tenerlo en cuenta para que sus publicaciones sean más exitosas. Los tips básicos son:
  1. Publiquen constantemente contenido de calidad.
  2. Después de publicar no editen en las primeras horas, Instagram «castiga» escondiendo esa publicación.
  3. Utilicen máximo 5 hashtags (los que pongan en comentarios ya no sirven) y cámbienlos en cada publicación, si usan los mismos siempre, Instagram los va a detectar como spam y vuelve a «castigar».
  4. Usen las historias para crear engagment con sus seguidores. No sólo pongan su ubicación y hashtags, también hagan encuestas y dejen que les hagan preguntas, la idea es interactuar.
• Facebook: El primer paso es asociar su marca o empresa con Business Manager. Esta plataforma existe para que ustedes puedan hacer campañas de publicidad y dirigir cada publicación a un público definido. Pueden empezar con esta guía pero esta herramienta también tiene sus profesionales, en un futuro y para mejores resultados necesitarán a una analista que les ayude a mejorar su alcance. Lo básico que tienen que saber a la hora de hacer publicidad en Facebook es: utilicen la mínima cantidad de texto en una imagen, así van a llegar a más personas y cuando definan su público acótenlo por ubicación geográfica, edad e intereses.

Usen las redes para facilitar su vida. Por ejemplo, yo siempre pongo los precios de lo que vendo en las publicaciones así el proceso de compra es mucho más rápido. A la gente la desinfla mucho tener que preguntar por mensaje cuánto cuesta algo. ¿Para qué tanto misterio?

ASPECTOS LEGALES

Ahora sí, la parte fácil y emocionante: impuestos y leyes. Es importante que entiendan los aspectos generales del tema para que no pierdan plata y aprovechen los beneficios que da el gobierno. La Ley 1429 de 2010 y la Ley Projoven buscan incentivar a los nuevos emprendedores con beneficios para que la carga tributaria no sea tan alta y los primeros años de empresa sean mucho más llevaderos. Además pueden utilizar instituciones como la Cámara de Comercio de Bogotá, que tiene una excelente asesoría para los nuevos emprendedores e incluso dan cursos gratuitos (denle una mirada a la página).
Ustedes nos hicieron preguntas específicas por Instagram y acá les tenemos las respuestas.

• Registrar una marca. Este proceso puede durar entre 6 a 9 meses y se hace con la Superintendencia de Industria y Comercio. El registro se hace a través de un formulario y puede costar entre $800.000 y $900.000. Lo primero es definir si quieren una marca mixta (logo y texto) o sencilla (logo o texto). La marca debe estar en un formato de imagen de 8cms x 8cms. Entren a la Superintendencia de Industria y Comercio para registrar la marca, llenen el formulario y una vez cumplan con todos los requisitos para el registro hacen el pago. En este link encuentran información más detallada, puede ser un poco confuso pero no se asusten que para eso existen profesionales en el tema que hacen un estudio de la marca para que no existan oposiciones. Por ejemplo, deben revisar que el nombre de su marca no esté registrado o si existe algo parecido fonéticamente, que no tenga la misma actividad de su marca. Cuando la marca no tiene oposiciones y es aceptada por la SIC publican una gaceta para reafirmar que no hay opositores (nosotras salimos la semana pasada ¡YAS KWEEN!). Si ya están en la gaceta la marca queda inscrita parcialmente y nadie puede utilizar el nombre ni el logo. Al final del proceso les llega una notificación de la SIC y ¡listo!. Tener una marca no implica tener que pagar impuestos.
• Constituir empresa, pros y contras. Entre los pro: Dependen de ustedes mismas, manejan su tiempo, trabajan por posesionar su marca, se dan a conocer ante el mercado, y generan empleo, a eso súmenle los beneficios legales a nuevos emprendedores. Contras: Tienen que preocuparse de impuestos y la DIAN va a estar muy pendiente de ustedes y que cumplan con sus obligaciones. Con impuestos el producto se encarece y es más difícil comercializarlo. Muchas personas pasan de régimen simplificado (cualquier persona) a régimen común por las siguientes razones:
  1. Sus clientes les exigen factura para pagarles.
  2. Pasan el tope de $111.507.000 de ingresos en el 2017.
  3. Tienen más de un establecimiento de comercio.
  4. Son franquicia/concesión de alguna empresa.
• Ser régimen común como persona natural o como empresa implica tener que pagar impuestos. Es triste que se los roben pero eso no es excusa para evadirlos, el cambio empieza en cada una de ustedes.
  1. IVA: Actualmente es el 19% sobre el valor del producto o servicio. El sector de construcción, aseo y vigilancia y temporales tienen el beneficio de facturar el IVA sobre la utilidad. Este impuesto deben declararlo cada cuatro meses.
  2. ICA: Impuesto de industria, comercio, anuncios y tableros. Es un impuesto regional y las tarifas dependen de la actividad económica. Se calcula sobre el total de los ingresos y en Bogotá se declara anualmente.
  3. RETEICA: Es un anticipo del impuesto ICA que sus clientes les van a retener.
  4. RETENCIÓN EN LA FUENTE: También es un anticipo de impuesto. Es un porcentaje sobre el valor total y varía de acuerdo a la actividad económica.
  5. DECLARACIÓN DE RENTA: Es un documento en el que uno hace un balance general del año. La retención en la fuente que les practicaron en el año pueden utilizarla para bajar el impuesto.
  En conclusión ¡contraten un contador! Yo ya estoy confundida y se supone que entiendo.
• Pago de prestaciones: Cuando presentan cuenta de cobro les van a exigir la «planilla» que es el certificado de pago de salud y pensión. Esto deben pagarlo sobre el 40% del valor total del servicio.

En algún momento van a llegar los problemas, la frustración o la angustia. Es ahí cuando deben medir si la presión que están ejerciendo sobre ustedes mismas ha hecho que pierdan el rumbo de su proyecto y lo que se suponía que era un camino para la felicidad termina siendo lo que les amarga el día. Nunca dejen que el estrés se apodere de ustedes, hagan las cosas con calma, siendo muy atentas a cada cosa que hacen y tomen un respiro por cada decisión importante.

Yo no soy una experta en administración de empresas ni en mercadeo, sólo puedo hablarles desde mi experiencia y espero que después de leer esto estén emocionadas y llenas de ideas. Para escribir este post entrevisté a mi mamá, que todo los días trabaja creando empresas y registrando marcas (como Ideario Blog) y a Mile, mi amiga contadora que se las sabe todas. Si deciden emprender y necesitan ayuda profesional me pueden escribir y con mucho gusto les paso el contacto de mis dos colaboradoras estrella.